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Les articles de ce thème « Développer votre état d’esprit entrepreneurial », vous permettent de vous inspirer pour développer votre mindset entrepreneur.
Cette série d’articles décrypte des outils organisationnels en toute objectivité, pour vous permettre de vous les approprier.
Dans cet article, je vous présente un outil qui permet d’évaluer les risques de votre activité.
Outil
La matrice AMDEC est un acronyme pour Analyse des Modes de Défaillances, des Effets et de la Criticité.
Cette matrice, fortement utilisée par les grandes entreprises, peut également vous être utile à vous en tant qu’entrepreneur, en l’adaptant à votre échelle, et selon vos besoins.
Grâce à elle, vous allez pouvoir évaluer les risques de votre activité selon trois critères notés de 1 à 5.
Les critères sont :
- La gravité du risque : c’est-à-dire la sévérité de l’effet du défaut ou de la défaillance
- Sa fréquence d’occurrence : c’est-à-dire la fréquence d’apparition du risque
- Et sa détectabilité : c’est-à-dire la probabilité de ne pas détecter la cause
Cette matrice permet de définir un indice de priorité du risque – RPN en anglais pour Risk Priority Number -. Ainsi, plus il est élevé, plus le risque nécessite une réaction rapide.
Objectif
Cette matrice a différentes vertus, et va vous permettre notamment, d’évaluer les défaillances dans votre activité et leurs risques associés, avant qu’ils ne surviennent. Vous allez également pouvoir créer un plan de réduction ou d’élimination du risque. Enfin, vous pourrez évaluer les risques de la solution retenue.
Dans quels cas l’utiliser
Parce que cette matrice a un usage préventif, vous pouvez l’utiliser « dès que ça sent mauvais ». Que ce soit votre instinct qui vous dit de ne pas y aller, ou que vous ayez des éléments très factuels qui sèment la confusion, vous pouvez avoir recours à cette matrice, pour faire les bons choix.
Cela peut aussi bien s’appliquer à des activités dites de production. Par exemple dans vos processus de vente, ou de gestion de la relation client. Que dans vos processus internes, plus de back-office. Comme par exemple, la mise à jour de vos éléments de comptabilité.
Dans les grandes entreprises, ils aiment particulièrement avoir recours à cette matrice pour les projets informatiques. Alors, de votre côté, ça peut tout à fait être conseillé pour la gestion de votre site internet par exemple, et des nombreux risques que cela comporte : l’utilisation d’un outil CMS ou la création en partant d’une page vierge et en codant tout votre site internet, la sauvegarde de vos données, les mises à jours à effectuer…
Principes
Pour ne pas vous perdre dans les méandres des détails de cette matrice, qui peut être très puissante, je vous propose de vous montrer assez rapidement à quoi elle peut ressembler.
La plupart du temps, elle prendra simplement la forme d’un tableau, comme suit.
| Gravité | Détectabilité | Fréquence d’occurrence | Risk Priority Number RPN | |
| 3 | 1 | 4 | 12 | |
| 5 | 5 – Effet catastrophique, on perd le client | 5 – Indétectable | 5 – Défaillance quasi-systématique | |
| 4 | 4 – Effet très critique, la fidélité du client est en danger | 4 – Peu probable d’être détecté avant d’atteindre le client | 4 – Taux de défaillance élevé | |
| 3 | 3 – Effet critique, baisse de la performance | 3 – Peut-être détecté avant d’atteindre le client | 3 – Taux de défaillance moyen | |
| 2 | 2 – Effets peu visibles pour le client | 2 – Faible probabilité de ne pas être détecté avant le client | 2 – Taux de défaillance faible | |
| 1 | 1 – Effets invisible pour le client | 1 – Presque certain d’être détecté avant le client | 1 – Défaillance très peu probable |
Les chiffres indiqués en ligne (3 – 1 – 4) sont un exemple pour que vous voyiez où les intégrer. Dans votre cas, ça sera à vous de déterminer ces notes.
Les chiffres en colonne relèvent de la trame de la matrice, à ne pas modifier, c’est l’échelle de la matrice.
Maintenant que vous voyez plus concrètement à quoi elle peut ressembler, regardons de plus près comment l’utiliser.
Etapes
Dans un premier temps, créez votre matrice AMDEC, sur un document Excel par exemple.
Pour chaque tâche, activité ou processus pour lequel vous souhaitez évaluer le risque, estimez pour chaque critère les risques associés entre 1 et 5. Pour cela, vous pouvez vous aider du schéma précédent, qui vous donne des indications pour déterminer une note à chaque critère.
Vous pouvez alors faire le calcul du RPN en faisant le produit des trois notes, que vous aurez attribué.
En fonction du score RPN, vous pourrez alors prioriser les risques, et donc établir un plan d’actions priorisées. Et surtout, vous pourrez avoir une vision plus claire sur quelle partie de l’activité il faudra agir : plutôt sur sa gravité, sa détectabilité, ou son occurrence.
Mes conseils
L’indice RPN seul peut ne pas vous parler. Ca ne ressort qu’un chiffre, alors comment l’interpréter ? Je vous conseille de l’utiliser lorsque vous souhaitez comparer deux ou plus, situations à risques, sans savoir sur laquelle travailler en priorité. Cela vous permettra de voir laquelle est la plus risquée, et donc sur laquelle vous devrez travailler en premier.
Vous pouvez utiliser cette matrice pour évaluer seulement un risque. Dans ce cas, le calcul du RPN ne vous sera pas d’une grande aide. En revanche, l’utilisation de la matrice peut vous servir de grille d’analyse pour vous poser les bonnes questions, puis voir à quel niveau du risque vous devez intervenir : plutôt sur sa gravité, sa détectabilité ou son occurrence.
Comme tous les outils que je vous ai présentés jusque-là, vous n’êtes pas obligés d’appliquer la méthode à la lettre. Rappelez-vous vos besoins, et voyez comment à votre échelle, dans votre contexte, vous pouvez vous l’approprier, en retenant, soit la totalité, soit au moins les grands principes, qui vous permettront à l’avenir de voir les choses différemment. Par exemple, dans le cas de la matrice AMDEC, libre à vous de juste avoir les trois grands critères en tête, ou de carrément poser la matrice sur papier. Libre à vous également de choisir le niveau qui vous convienne dans le descriptif du risque. Par exemple : « L’imprimante ne fonctionne pas », ou « Il n’y a plus de papier dans l’imprimante », ou encore « L’imprimante affiche un message d’erreur ».
Et pour ceux qui souhaitent avoir la matrice toute prête à compléter, sur Excel, envoyez-moi un mail à antonella@dev-co.fr, en me précisant votre demande !
Et vous, comment faites-vous pour évaluer les risques de votre activité ?
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A bientôt,
Antonella
Facilitatrice de développement entrepreneurial à impact
Avec DevCo, je contribue à la pérennisation et à l’accélération du développement des entreprises à impact positif.
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